Rangkuman Surat dan CV

SURAT

Arti dan fungsi surat

·         Arti surat

Surat merupakan alat komunikasi yang disampaikan secara tertulis, berisi bahan informasi berupa berita, laporan, pemberitahuan, perintah, pesanan, keputusan, undangan dan permohonan, yang lazimnya harus dikirimkan atau disampaikan kepada pihak lain.

Sedangkan menurut Seojito dan Solchen (2004: 1) mendefinisikan surat sebagai berikut:

• Ditinjau dari isinya, surat merupakan jenis karangan (komposisi) paparan-pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya. 
• Ditinjau dari wujud peraturannya, surat merupakan percakapan tertulis
• Ditinjau dari fungsinya, surat adalah alat sarana komunikasi tulis.
  Memang banyak pengertian surat tapi yang kita bisa menarik kesimpulan sendiri mengenai pengertian surat itu sendiri sebagai suatu alat komunikasi tertulis yang ditujukan menyampaikan informasi dari pihak pengirim ke pihak penerima surat. 

·         Fungsi surat

Fungsi surat diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Surat sebagai sarana komunikasi. 
2. Surat sebagai alat menyampaikan pemberitahuan, permintaan, permohonan, buah pikiran ataupun gagasan.
3. Surat sebagai alat bukti tertulis, misalkan surat perjanjian.
4. Surat sebagai alat untuk mengingat, misalkan surat yang diarsipkan.
5. Surat sebagai pedoman kerja, misalkan surat keputusan dan surat perintah.
6. Surat sebagai historis.

Syarat surat yang baik

Syarat surat yang baik adalah sebagai berikut:

1. Menetapkan lebih dahulu maksud surat yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan laporan atau hal lain. Tentunya disesuaikan dengan Jenis Surat yang kita ingin tulis.
2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
3. Merumuskan pokok pembicaraan satu persatu, runtun, logis dan teratur.
4. Menggunakan kalimat efektif.
• Sederhana : bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit kata maupun kalimat. Menggunakan kata-kata yang biasa dan lazim. 
• Ringkas : tegas dan mudah dipahami. 
• Jelas : tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak taksa, tidak menimbulkan salah paham. 
• Sopan : menggunakan kata-kata yang sopan atau halus dan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari) 
• Menarik : membangkitkan perhatian, tidak membosankan. Bisa dengan variasi kalimat, gaya bahasa.

5. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, apa lagi singkaan yang tidak biasa atau singkatan buatan sendiri.
6. Memperhatikan dan menguasai Format atau Bentuk Surat.
7. Memperhatikan dan menguasai penulisan Bagian-Bagian Surat.
8. Penulisan atau pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi.
9. Memperhatikan ukuran, jenis dan warna kertas.
10. Isi surat ringkas, jelas, akurat dan eskplisit.
11. Menggunakan bahasa baku.

Bahasa surat

Hal-hal yang diperhatikan dalam menggunakan bahasa surat adalah sebagai berikut :

• Hindari kalimat yang penjang dan berbelit-belit 
• Gunakan kata-kata dan istilah yang sudah lazim dipakai 
• Tempatkan tanda baca dengan tepat 
• Gunakan ejaan yang benar 
• Gunakan singkatan yang umum dipakai

Bahasa surat biasanya memiliki ciri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan. Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:

- Jelas

Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata atau istilah asing.

- Lugas

Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapakn dalam pada penulisan kalimat dalam surat, berate kalimat yang digunakan harus langsung menunjukkan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.

Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas adalah sebagai berikut:

1)      Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan

2)      Menghilangkan basa-basi

3)      Menambahkan unsur penjelas yang hilang

4)      Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga

5)      Menempatkan tanda baca yang tepat

- Menarik dan Sopan

Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicara. Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan martabat orang lain.

 

Bagian-bagian surat

• Bagian-bagian surat pribadi     : 

1. Tempat, tanggal,bulan,tahun penulisan surat
2. Alamat surat
3. Salam pembuka
4. Kalimat pembuka
5. Isi surat
6. Kalimat penutup
7. Salam Penutup
8. Tanda tangan 
9. Nama pengirim

• Bagian-bagian surat dinas        :                                   

1.  Kepala surat
2.  No,Lampiran ,Perihal
3. Tanggal,bulan,tahun penulisan surat
4. Alamat surat
5. Salam pembuka
6. Kalimat pembuka
7. Isi surat
8. Kalimat penutup
9. Salam penutup
10. Tanda tangan 
11. Nama pengirim

• Bagian-bagian Surat Niaga      :

    1.  Kepala surat (kop surat)

    2.   Perihal atau halaman surat

    3.  Tanggal pembuatan surat (bisa di atas/dibawah)

    4.  Nama dan alamat tujuan surat

    5.  Salam pembuka

    6.  Isi surat Penutup  

    7.  Salam penutup  

    8.  Tanda tangan dan nama pengirim surat

Sebuah surat terdiri dari bagian-bagian surat yang disusun menurut bentuk atau format tertentu yang telah disepakati. Apabila disebut secara utuh atau menyeluruh, bagian-bagian surat itu terdiri dari:

1.   Kepala surat

2.   Tanggal surat

3.   Nomor surat

4.   Lampiran surat

5.   Hal atau perihal surat

6.   Alamat dalam

7.   Salam pembuka

8.   Isi surat

9.   Salam penutup

10. Nama jabatan

11. Nama terang dan NIP

12. Tembusan

13. Inisial 

1.      Kepala Surat.

Setiap surat resmi baik niaga maupun pemerintah pasti mempunyai kepala surat atau kop surat. Kepala surat berfungsi sebagai identitas dari mana surat itu dibuat, siapa yang mengirim surat, dan bisa juga digunakan sebagai alat promosi khususnya untuk surat niaga.

Penulisan kepala surat memang bebas menurut selera dari masing-masing lembaga, akan tetapi untuk surat resmi pemerintah ada aturan baku yang telah digariskan oleh lembaga yang bersangkutan. Aturan baku tersebut antara lain:

• Dalam kepala surat harus tercantum: nama lembaga, alamat lembaga, nama kota dimana lembaga itu berada. 
• Dapat dicantumkan juga logo atau lambang lembaga, nomor telepon, faxcimile, dsb. 
• Tidak boleh dibuat terlalu besar agar tidak mengganggu keindahan surat. 
• Penulisan organisasi induk tidak boleh lebih besar dari nama organisasi yang membuat surat.

2.      Tanggal Surat

Ada dua cara penulisan tanggal surat, yaitu: 

1. Jika penulisan tanggal surat menggunakan kertas surat yang sudah berkop maka tidak usah menuliskan nama kota. 
2. Jika penulisan tanggal surat menggunakan kertas tanpa kop surat, maka nama kota dapat dituliskan.

3.      Nomor Surat

Penulisan nomor surat ditulis lengkap tidak boleh disingkat No. Sebutan kata yang digunakan Nomor bukan Nomer. Nomor ini ditulis sejak nomor satu sampai surat yang dikeluarkan pada hari ini. Hal tersebut akan mempermudah pencarian surat.

4.      Lampiran

Penulisan kata lampiran ditulis utuh tidak disingkat dengan kata Lamp. Lampiran adalah berkas yang disertakan bersama surat yang dikirimkan. Jika menerima surat disebutkan lampiran beserta jumlahnya, maka harus dicek kebenarannya.

5.      Hal atau Perihal

Hal atau perihal adalah bagian yang menunjukkan pokok isi surat. Isi dari hal ini singkat saja, jika agak panjang bisa dijadikan dua atau tiga baris  agar tidak mengganggu format.

6.      Alamat Dalam

Penulisan alamat dalam dapat ditulis sbb:

a)    Penulisan kata Yth. mengikuti orang yang dikirimi surat.

b)   Yang diberikan kata Yth. adalah  orangnya bukan lembaganya.

7.      Salam Pembuka

Salam pembuka ditunjukkan untuk menunjukkan sikap hormat kepada penerima surat. Contoh salam pembuka:

a.    Dengan hormat,

b.    Assalamu’alaikum wr. wb,

8.      Isi Surat

-          Alinea pembuka

Jika kita menulis surat, maka jangan langsung berbicara mengenai pokok suratnya akan tetapi didahului dengan pembukaan yang penemptannya pada alinea pembuka. Contoh alinea pembuka antara lain:

a.    Dengan ini kami beritahukan bahwa .............

b.    Kami beritahukan bahwa ...............................

c.    Berkenaan dengan surat Saudara tanggal ...... Nomor .......

-          Isi surat

Isi surat merupakan inti dari surat. Isi surat harus ditulis secara singkat, jelas, dan sopan.

-          Alinea penutup

Alenia penutup digunakan untuk menyampaikan rasa terima kasih kepada penerima surat.

Contoh:

a.   Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

b.   Atas bantuan Bapak, kami ucapkan terima kasih.

9.      Salam Penutup

Salam penutup tidak begitu penting. Tetapi dalam surat niaga atau surat pribadi sering  digunakan seperti:

a.    Hormat kami,

b.    Wa’alaikum salam.

10.  Nama Jabatan

Nama jabatan perlu dicantumkan untuk mengetahui siapa pejabat yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut.

Contoh:

a)      Direktur,

b)      Kepala

11.  Nama Terang dan NIP

Nama terang penanda tangan surat penting untuk dicantumkan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab terhadap isi surat tersebut dan dengan siapa kelak berhubungan jika dikemudian hari membutuhkan tindak lanjut. Jika pejabat tersebut PNS maka perlu juga mencantumkan NIP.

12.  Tembusan

Tembusan adalah surat yang dibuat dengan tindasan kabon ditujukan kepada pihak-pihak yang ada hubungannya dengan isi surat terutama yang menyangkut urusan pembiayaan sebagai akibat dikeluarkannya surat tersebut.

13.  Inisial

Inisial lazim dcantumkan pada surat niaga sedangkan pada surat dinas pemerintah biasanya hanya dicantumkan paraf dari orang yang mengonsep atau membuat surat saja. Apabila pembuat surat tidak mengetik sendiri suratnya, maka perlu mencantumkan singkatan pengetiknya. Contoh: FMI/PP atau fmi/pp.

Contoh-contoh surat

1. Surat Pribadi

Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Komunikasi antara anak dan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman. Digunakan kartu pos, warkat pos, atau surat bersampul.

2. Surat Dinas

Segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya.

3. Surat Niaga

Surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.
Macam-macam surat niaga :

-          surat penawaran                      

-          surat pengaduan

-          surat pesanan

-          surat pengiriman

-          surat pembayaran barang

-          surat penagihan, dan sebagainya.

CV (curriculum vitae)

Pengertian CV

Pengertian CV (curriculum vitae) adalah sebuah deskripsi singkat tentang diri Anda dan hal-hal yang pernah dilakukan. Fungsi CV sangat penting, karena setelah surat lamaran, hal yang akan dilihat oleh perusahaan adalah CV Anda. Perusahaan akan menilai anda berdasarkan CV yang anda dibuat.

Manfaat CV

Manfaat Curriculum vitae adalah menjelaskan keterangan diri, informasi diri, data diri dan sebagainya. Dengan CV, setiap orang yang membaca dan memeriksa CV seseorang akan dapat mengetahui dan menelaah setiap orang dari informasi diri yang telah diberikan, serta dapat memberikan gambaran seseorang melalui kegiatan – kegiatan atau dari spesifikasinya dalam pendidikan dan berorganisasi. Dengan kata lain manfaat CV menjelaskan kriteria diri dalam bentuk teks.

Susunan CV

1. Personal Detail (Data Pribadi), yang menunjukan indentitas anda secara nyata. Nama, TTL, Address, GPA, Poto anda terbaru. 
2. Education (Pendidikan).Urutan penulisan pendidikan itu di mulai dari atas ke bawah, kenapa? 1. Agar mudahkan si pembaca dari hal-hal yang terbaru.
3. Non Formal Education, lebih dikenal pendidikan di luar seokolah. Seperti kursus, komputer, Bahasa Inggris, Pajak, dll.
4. Organization, ini merupakan kelebihan anda. Cth: yang pernah anda ikuti organisasi ; Anggota Pencita Lingkungan Bersih, dll. Banyak sebenarnya.
5. Interest (Minat), dimana ketertarikan anda, anda boleh isi sesuka anda,Melamar Sebagai Teacher, bla-bla2, Interest : Adventure. Rock Climbing Art, dll. 
6. Validation (Pengesahan), Hampir mau selesai. coba tuliskan sesuatu, untuk menyatakan CV yang anda buat benar Seperti berikut ini.

Bagaimana membuat CV yang baik dan menarik

• Rapi dan Mudah Dibaca

Ini merupakan syarat utama dari sebuah CV atau resume yang efektif dan menjual.  Penampilan CV tentu akan menjadi kesan pertama apakah pembaca ingin melanjutkan ke tahapan selanjutnya atau menyerah sebelum membaca apa yang ada di dalamnya. Kerapian dapat menggambarkan seseorang yang tertib, teratur, sistematis juga kemampuan bekerja-sama dengan orang lain.

Jadi pastikan Anda menggunakan huruf dengan ukuran normal, spasi jangan terlalu rapat, margin tidak konsisten, atau ejaan yang banyak kesalahan. Gunakan format standar, ubahlah format tersebut sesuai dengan kebutuhan.

• Memberikan Informasi Lengkap

CV atau resume yang efektif selalu memberikan informasi lengkap dan relevan kepada orang yang membacanya, setidaknya mencakup semua yang telah Gajimu jabarkan di poin sebelumnya. Gunakan gaya bahasa formal dan kalimat-kalimat yang sederhana serta konsisten dalam seluruh dokumen anda. Dan tulislah CV dengan jujur dan akurat.

• Disajikan Secara Ringkas

CV atau resume yang efektif memang harus menyajikan informasi secara lengkap, tapi bukan berarti CV atau resume Anda harus panjang sekali sampai 10 halaman. Cobalah Anda memaparkan informasi penting, detail dan relevan terhadap pekerjaan yang dituju hanya dalam 1-2 halaman.

• Konsistensi Karir

Sudah menjadi rahasia umum kalau satu hal ini adalah salah satu kunci penting yang menentukan untuk dihubungi oleh pihak perusahaan menuju tahapan rekrutmen berikutnya. Pihak perusahaan lebih memilih specialis dalam bidang tertentu untuk mengisi posisi yang lowong.

• Karir Progresif

Ketika Anda sudah menjadi spesialis di satu bidang, keputusan untuk menuju tahap rekrutmen berikut biasanya akan lebih mudah diambil oleh pihak perusahaan kalau apabila Anda menjalani karir yang progresif. Karena disinilah indikator paling nyata apakah Anda mampu memberikan performa kerja terbaik dalam spesialisasi yang dipilih, yang berarti pula mendapat ganjaran berupa promosi jabatan kalau memang berprestasi.

• Achievement

Jangan pernah ragu untuk mencantumkan pencapaian prestasi yang diukir dalam tiap jabatan atau posisi yang ditempati sebelumnya. Inilah kesempatan terbaik untuk menjual bukti kemampuan dan kompetensi yang sesungguhnya kepada pihak perusahaan yang merekrut.

• Custom Made

Yang dimaksud custom made disini adalah mengubah dan menyesuaikan CV atau resume agar sedapat mungkin menunjukkan kepada pihak perusahaan yang merekrut bahwa kemampuan dan kompetensi yang Anda miliki memang menyamai atau mendekati persyaratan kerja yang dicari oleh pihak perusahaan.

Contoh CV :